Orbit PM pour les ESN : gérez vos consultants sur plusieurs missions en parallèle
Les ESN (entreprises de services numériques) font face à un défi permanent : affecter les bons consultants aux bonnes missions, au bon moment, sans surcharger les profils les plus demandés ni laisser de disponibilités non valorisées. Orbit PM est conçu pour ce besoin spécifique.
Voir les offres Orbit PMComprendre le contexte ESN
Les spécificités RH et opérationnelles des ESN
Le modèle de staffing en régie et au forfait
Les ESN travaillent selon deux modes contractuels principaux, souvent gérés en parallèle au sein de la même structure. La régie (ou assistance technique) consiste à mettre à disposition un consultant chez le client pour une durée déterminée, facturé à la journée selon un TJM (taux journalier moyen) négocié. Le forfait engage l'ESN sur un livrable ou un projet complet, pour un prix fixe, quelle que soit la charge réelle consommée.
Ces deux modes ont un impact direct sur la planification. En régie, chaque jour non facturé (inter-contrat, absence, congé) est un manque à gagner immédiat. La priorité est de maximiser le taux de placement des consultants sur des missions facturables. En forfait, le risque est inverse : la dérive de charge, c'est-à-dire le fait de consommer plus de jours que prévu sans pouvoir refacturer le surplus, érode directement la marge.
Orbit PM prend en charge les deux modes dans le même outil. Pour la régie, la vue de gestion de charge équipe permet de suivre le taux d'occupation journalier de chaque consultant. Pour le forfait, chaque projet dispose d'un budget-jours et d'un suivi de la consommation réelle vs prévu. Les directeurs de delivery peuvent ainsi piloter les deux types de missions depuis un tableau de bord unique.
L'inter-contrat : risque financier à anticiper
L'inter-contrat désigne la période pendant laquelle un consultant est salarié de l'ESN mais n'est pas affecté à une mission cliente facturable. Ce consultant est rémunéré normalement, mais ne génère aucun chiffre d'affaires. Pour une ESN, un consultant au TJM de 550 € qui passe 15 jours en inter-contrat représente 8 250 € de manque à gagner direct, auxquels s'ajoutent les charges patronales et les coûts fixes.
Le problème est souvent un problème de visibilité et d'anticipation. Les fins de mission sont connues à l'avance, mais si elles ne sont pas suivies dans un outil centralisé, les responsables delivery les découvrent trop tard pour organiser un nouveau staffing sans rupture. Il faut en moyenne 3 à 6 semaines pour placer un consultant sur une nouvelle mission (qualification du besoin client, entretien, démarrage), ce qui signifie que l'anticipation doit commencer bien avant la fin effective de la mission courante.
Dans Orbit PM, chaque allocation a une date de fin. Le système signale automatiquement les consultants dont la mission se termine dans les 4 à 8 semaines à venir, via le dashboard de disponibilités. Cette détection proactive transforme la gestion réactive des inter-contrats en processus anticipé, et réduit mécaniquement le taux d'inter-contrat subi.
La montée en compétences et les contraintes de profil
Le staffing en ESN ne se résume pas à placer "quelqu'un de disponible". Chaque client a des exigences de profil précises : niveau de séniorité (junior, confirmé, senior, expert), stack technique (Java/Spring, React, Salesforce, SAP, AWS…), certifications (TOGAF, PMP, AWS Solutions Architect, Scrum Master…), domaine fonctionnel (finance, santé, industrie). Ces contraintes réduisent considérablement le vivier de consultants éligibles pour chaque poste.
À ces critères s'ajoutent les contraintes opérationnelles : localisation géographique (présentiel chez le client vs télétravail), disponibilité partielle (un consultant à 50% sur une autre mission), ou contraintes contractuelles (clause de non-concurrence, fin de période d'essai). Cette combinatoire complexe rend le staffing manuel extrêmement chronophage.
Dans Orbit PM, chaque consultant est enrichi de ses compétences, son niveau et sa capacité disponible. Le capacity planning permet de filtrer les profils selon ces critères et d'identifier instantanément qui est disponible, qualifié et mobilisable pour répondre à un appel d'offres entrant. Ce qui prenait une demi-journée d'échanges par email se résout en quelques minutes de consultation du dashboard.
Le défi des ESN
La gestion de ressources en ESN : un problème de complexité croissante
Une ESN de 50 consultants gère en moyenne 8 à 15 missions clients simultanément. Chaque consultant peut être affecté à plusieurs projets avec des taux variables. Les fins de mission, les prolongations, les inter-contrats se gèrent en permanence.
Avec des fichiers Excel, cette complexité devient rapidement ingérable. Les informations sont dispersées, les mises à jour chronophages, et la visibilité sur la disponibilité réelle des consultants est quasi inexistante.
“Qui est disponible pour démarrer une nouvelle mission en mars ?”
→ Orbit PM : Vue charge en temps réel avec horizon glissant
“Est-ce que je peux accepter ce nouveau client sans recruter ?”
→ Orbit PM : Simulation de capacité avant engagement
“Ce consultant est-il surchargé sur les deux prochains mois ?”
→ Orbit PM : Détection automatique surcharges, code couleur
“Quel est mon taux d'utilisation global ce trimestre ?”
→ Orbit PM : Dashboard KPI consolidé toutes missions
Scénario concret
Orbit PM en pratique dans une ESN de 60 consultants
Contexte
Une ESN de 60 consultants gère 12 missions clients actives simultanément. Les consultants ont des profils variés : développeurs fullstack, architectes cloud, chefs de projet, consultants fonctionnels. Beaucoup sont partagés entre 2 missions.
Avant Orbit PM
Le responsable delivery maintenait un fichier Excel de 15 onglets mis à jour chaque lundi matin pendant 2 heures. Les chefs de projet client réclamaient des mises à jour en urgence. Les surcharges étaient découvertes lors des réunions de suivi, trop tard pour agir sans tension.
Avec Orbit PM
Chaque consultant est créé dans Orbit PM avec sa capacité journalière. Chaque mission est un projet avec ses dates et son budget-jours. Les allocations sont mises à jour au fil de l'eau par les chefs de projet eux-mêmes. Le responsable delivery consulte le dashboard en temps réel pour valider les nouvelles affectations et anticiper les inter-contrats.
De 2h à 30min pour la mise à jour hebdomadaire
Avant engagement, pas après
Toutes missions, tous consultants, un seul outil
Comparatif
Avant / Après Orbit PM dans une ESN
| Situation | Avant Orbit PM | Avec Orbit PM |
|---|---|---|
| Gestion des inter-contrats | Découverts en fin de mission, réaction en urgence | Détectés 4 à 8 semaines à l'avance, action proactive |
| Disponibilités consultants | Fichier Excel mis à jour manuellement chaque lundi | Vue temps réel, mise à jour en continu par les chefs de projet |
| Surcharges de charge | Identifiées lors des réunions de suivi, trop tard | Alerte automatique avant dépassement de capacité |
| Reporting client | Export Excel manuel, risque d'erreur, chronophage | Export direct depuis Orbit PM, données à jour en permanence |
| Délai de réponse aux appels d'offres | 1 à 2 jours pour identifier les profils disponibles et qualifiés | Quelques minutes grâce aux filtres de capacité et compétences |
| Mise à jour du planning | Centralisée chez le responsable delivery, goulot d'étranglement | Décentralisée aux chefs de projet, responsable delivery en supervision |
Fonctionnalités ESN
Les fonctionnalités d'Orbit PM les plus utiles pour une ESN
Vue charge par consultant
Visualisez le taux d'occupation de chaque consultant sur toutes ses missions actives, jour par jour.
Anticipation des disponibilités
Identifiez quels consultants seront disponibles dans 4, 6, 8 semaines pour répondre à de nouveaux appels d'offres.
Détection inter-contrats
Repérez automatiquement les périodes de sous-allocation qui correspondraient à des inter-contrats non couverts.
Simulation de staffing
Testez différentes configurations de staffing avant de confirmer l'engagement auprès d'un nouveau client.
SSO Microsoft Azure AD
Vos consultants se connectent avec leur compte Microsoft entreprise. Aucun nouveau mot de passe à gérer.
API pour intégration ERP
Synchronisez Orbit PM avec votre ERP ou votre outil de facturation via l'API REST pour éviter les doubles saisies.
Pour aller plus loin sur les bonnes pratiques de staffing en ESN, consultez notre article les erreurs courantes de staffing en ESN et comment les éviter.
Suivi d'activité
Orbit PM et le CRA (Compte-Rendu d'Activité)
Le Compte-Rendu d'Activité (CRA) est un document mensuel incontournable dans les ESN. Signé par le client et le consultant, il atteste des jours travaillés et sert de base à la facturation. En régie, c'est la pièce justificative qui déclenche l'émission de la facture : sans CRA validé, pas de règlement. La gestion des CRA concentre une part significative du temps administratif des responsables de compte et des chefs de projet. Retards de signature, désaccords sur les jours, corrections de dernière minute — la collecte des CRA est une source de friction récurrente entre l'ESN et ses clients.
Les allocations enregistrées dans Orbit PM constituent la référence planifiéedes jours de présence de chaque consultant. Elles peuvent servir de base au pré-remplissage des CRA mensuels, en exportant les données d'allocation vers votre outil de CRA via l'API REST. Cela réduit la saisie manuelle, limite les erreurs et accélère le cycle de validation. Pour une présentation complète du CRA en contexte ESN, consultez notre guide CRA en ESN : fonctionnement, obligations et bonnes pratiques.
Comment ça fonctionne
- Le chef de projet crée la mission dans Orbit PM et alloue les consultants avec leurs dates et taux d'affectation.
- Au fil du mois, les modifications (congés, arrêts, jours supplémentaires) sont mises à jour dans les allocations.
- En fin de mois, l'export API fournit le détail jour par jour de chaque consultant par mission.
- Ces données alimentent le pré-remplissage du CRA dans votre outil dédié ou votre ERP.
- Le client valide le CRA sur la base de données cohérentes avec le planning, réduisant les litiges.
Questions fréquentes
Orbit PM en ESN : vos questions
Orbit PM gère-t-il les consultants en régie ET au forfait ?
Oui. Orbit PM prend en charge les deux modes contractuels dans le même outil. En régie, vous suivez les jours alloués par consultant et par client avec une vue de charge en temps réel. Au forfait, chaque projet est associé à un budget-jours et Orbit PM compare la consommation réelle au budget initial. Cette dualité est essentielle pour les ESN qui jonglent quotidiennement entre les deux modèles.
Peut-on gérer les inter-contrats dans Orbit PM ?
Orbit PM vous permet d'identifier en avance de phase les périodes de sous-allocation de vos consultants. En consultant la vue de charge par collaborateur, vous visualisez les plages sans affectation plusieurs semaines à l'avance. Vous pouvez ainsi prendre des décisions commerciales proactives — relancer un client existant, positionner le profil sur un appel d'offres entrant — avant que l'inter-contrat ne soit subi. Cette anticipation est l'un des gains opérationnels les plus concrets pour les directeurs de delivery en ESN.
Est-ce que je peux synchroniser Orbit PM avec mon outil de CRA ?
Orbit PM expose une API REST complète qui permet d'exporter les données d'allocation vers votre outil de CRA ou votre ERP. Les allocations constituent la référence planifiée : elles peuvent alimenter le pré-remplissage des CRA mensuels, évitant les doubles saisies et les incohérences entre le planning et la facturation. Pour les ESN qui utilisent un outil CRA dédié (Sage, Cegid, outil maison), l'intégration via API réduit significativement la charge administrative mensuelle.
Optimisez la gestion de vos ressources consultants
Orbit PM aide les ESN à mieux staffer leurs consultants, arbitrer la charge et sécuriser les disponibilités sur plusieurs missions simultanées.