Orbit PM pour les agences : gérez vos équipes créatives sur plusieurs projets clients

Projets courts, équipes polyvalentes

Dans une agence digitale, un projet web dure rarement plus de trois à six mois. Les phases se succèdent rapidement — cadrage, conception, développement, recettage, mise en production — et chaque phase mobilise des compétences différentes. Un même développeur ou designer peut être en phase de production sur un projet, en phase de conception sur un deuxième, et en support correctif sur un troisième, le tout simultanément.

Cette polyvalence est une force commerciale pour l'agence, mais une contrainte de planification permanente. Sans outil de gestion de charge d'équipe dédié, les chevauchements d'affectation passent inaperçus jusqu'au moment où un collaborateur annonce qu'il ne peut pas honorer ses engagements sur l'un des projets. Orbit PM donne une vue immédiate de qui fait quoi, sur quelle période, et à quel taux d'affectation, pour chaque projet de l'agence.

La gestion des disponibilités créatives

Les métiers créatifs — design graphique, UX/UI, direction artistique, motion design — ont une particularité que les planificateurs sous-estiment souvent : la charge cognitive. Un directeur artistique qui doit produire des concepts créatifs forts pour trois clients différents en parallèle n'est pas dans la même situation qu'un développeur qui alterne entre plusieurs tickets de code. La qualité du travail créatif dépend directement de la capacité à se concentrer sur un brief à la fois.

Quand la charge est mal calibrée sur les profils créatifs, les premiers signes visibles sont une baisse de qualité des livrables, suivie d'un allongement des délais de validation client, puis d'un risque de burnout si la situation dure plusieurs semaines. Orbit PM permet de fixer des taux d'affectation réalistes et de détecter dès la planification quand un profil créatif dépasse sa capacité soutenable — avant que cela n'affecte ni la qualité ni le bien-être de la personne.

Les pics et creux saisonniers

Les agences digitales subissent une saisonnalité marquée. La rentrée de septembre concentre les lancements de projets clients qui ont été signés au printemps. Novembre et décembre se caractérisent par une accumulation de livraisons pour les clients qui veulent finaliser leurs projets avant la clôture budgétaire de l'année. Janvier et août, au contraire, sont souvent creux, avec des collaborateurs sous-utilisés et des inter-projets difficiles à justifier.

Anticiper ces cycles est essentiel pour plusieurs raisons : décider du bon moment pour embaucher ou faire appel à un freelance, étaler les signatures de contrats pour éviter les pics, et organiser les congés des collaborateurs pendant les périodes creuses sans compromettre la livraison des projets en cours. Grâce au capacity planning avec horizon glissant d'Orbit PM, le directeur de production peut visualiser la charge prévisionnelle sur les 3 à 6 prochains mois et prendre des décisions structurées bien avant que les tensions ne surviennent.

Rôles typiques de l'agence, tous pris en charge

Orbit PM modélise l'ensemble des profils d'une agence digitale : directeur artistique, développeur front-end, développeur back-end, UX designer, chef de projet, account manager, intégrateur, motion designer, copywriter, consultant SEO. Chaque collaborateur dispose d'un profil avec sa capacité journalière réelle, son taux journalier moyen pour le calcul des coûts, et son historique d'allocations. Les rôles permettent de filtrer les vues pour ne voir, par exemple, que la charge des développeurs ou uniquement les designers, ce qui facilite l'arbitrage lors des nouvelles signatures.

Vue charge par profil et vue projet : les deux niveaux nécessaires

Un directeur de production a besoin de deux lectures simultanées : la vue par collaborateur (qui est surchargé cette semaine ? qui a de la bande passante le mois prochain ?) et la vue par projet (où en est-on sur la consommation du budget-jours de chaque client ?). Ces deux vues sont complémentaires et doivent être cohérentes entre elles en temps réel. Orbit PM propose ces deux niveaux de lecture dans la même interface, sans double saisie ni synchronisation manuelle. Toute modification d'allocation se répercute immédiatement dans la vue individuelle et dans la vue projet.

Le planning de studio : congés, jours fériés et capacité réelle

La capacité d'une équipe n'est jamais simplement égale au nombre de collaborateurs multiplié par cinq jours. Les congés, les jours fériés, les formations, les temps partiels et les absences imprévues réduisent en permanence la capacité réelle disponible. Orbit PM intègre ces paramètres directement dans le calcul de la charge : les allocations sont comparées à la capacité nette de chaque collaborateur, en tenant compte de ses absences déclarées. Résultat : le taux d'utilisation affiché reflète la réalité du studio et non une capacité théorique qui ne tient pas compte du terrain.

Orbit PM est-il adapté aux petites agences de 5 à 20 personnes ?

Oui, Orbit PM est conçu pour être opérationnel dès 5 collaborateurs. Les petites agences bénéficient des mêmes fonctionnalités de gestion de charge et de détection de surcharges que les structures plus grandes, avec une prise en main rapide et sans coût d'infrastructure. L'interface reste lisible même avec peu de projets et peut évoluer au rythme de la croissance de l'agence. De nombreuses agences de 8 à 15 personnes utilisent Orbit PM comme premier outil de planification structuré, après avoir atteint les limites de leurs tableurs.

Peut-on gérer les freelances et prestataires dans Orbit PM ?

Oui, les freelances et prestataires externes peuvent être créés dans Orbit PM comme n'importe quel collaborateur, avec leur capacité journalière et leur taux journalier moyen pour le calcul des coûts. Vous pouvez ainsi inclure leur charge dans la vue équipe, suivre leur consommation de jours sur chaque projet et calculer le coût réel de leurs interventions dans vos projets à budget fixe ou en régie. Il est également possible de restreindre leur visibilité à leurs propres projets via la gestion des rôles et permissions.

Comment gérer les projets à budget fixe (forfait) vs en régie dans Orbit PM ?

Orbit PM supporte les deux modèles. Pour les projets au forfait, vous définissez un budget en jours-collaborateurs et vous suivez la consommation au fil des allocations : Orbit PM alerte dès que le budget risque d'être dépassé. Pour les projets en régie, le suivi du temps passé (jours consommés) sert de base de facturation. Dans les deux cas, la vue budget-projet vous donne une visibilité immédiate sur l'état d'avancement financier, avec un indicateur de taux de consommation et une projection de la date d'épuisement du budget si le rythme actuel se maintient.